Tutti i documenti conservati negli Archivi di Stato Italiani (versati di norma dalle Amministrazioni statali 40 anni dopo la cessazione degli affari) sono liberamente consultabili. Tale principio generale trova delle limitazioni che riguardano, secondo l’attuale legislazione (D.lgs. n. 42/2004, “Codice dei beni culturali e del paesaggio”, artt. 122-126):
- i documenti relativi alla politica interna ed estera dello Stato, dichiarati di carattere riservato dal Ministero dell’Interno d’intesa con il Ministero della cultura, che diventano consultabili 50 anni dopo la loro data;
- i documenti contenenti dati personali sensibili (cioè “idonei a rivelare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale”), che diventano consultabili 40 anni dopo la loro data;
- i documenti contenenti dati personali così detti sensibilissimi (cioè “idonei a rivelare lo stato di salute, la vita sessuale o i rapporti riservati di tipo familiare”), che diventano consultabili 70 anni dopo la loro data;
- i documenti contenenti dati giudiziari (cioè “dati personali idonei a rivelare provvedimenti di cui all’articolo 3, comma 1, lettere da a) a o) e da r) a u), del D.P.R. 14 novembre 2002, n. 313, in materia di casellario giudiziale, di anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato e dei relativi carichi pendenti, o la qualità di imputato o di indagato ai sensi degli articoli 60 e 61 del codice di procedura penale”), che diventano consultabili 40 anni dopo la loro data.
- i documenti versati anticipatamente negli Archivi di Stato, rispetto al termine usuale dei 40 anni, che divengono consultabili solo maturati i termini di 40 anni (di norma gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato versano all’Archivio centrale dello Stato e agli Archivi di Stato i documenti relativi agli affari esauriti da oltre quarant’anni).
Il Ministero dell’interno, può autorizzare la consultazione per scopi storici di documenti di carattere riservato conservati negli archivi di Stato anche prima della scadenza dei termini sopra indicati. La richiesta di autorizzazione deve essere presentata direttamente all’Archivio di Stato di Siena dove si intende effettuare la ricerca; il direttore dell’Istituto provvede ad inoltrarla, con il proprio parere, all’Ispettorato per i servizi archivistici del Ministero dell’interno, che decide sentita la Commissione per le questioni inerenti alla consultabilità degli atti di archivio riservati, istituita presso il Ministero dell’interno (art. 123 del Codice dei beni culturali). Tale autorizzazione è rilasciata a parità di condizioni ad ogni richiedente. I documenti per i quali è autorizzata la consultazione conservano il loro carattere riservato e non possono essere diffusi.
La consultazione dei documenti contenenti dati personali è assoggettata anche al “Codice di deontologia e di buona condotta per il trattamento dei dati personali per scopi storici” (Provvedimento del Garante n. 8/P/21 del 14 marzo 2001). Il trattamento dei dati personali da parte di archivisti e storici è legittimo se si osserva il suddetto Codice.
La Direzione può escludere temporaneamente dalla consultazione e/o dalla riproduzione i documenti il cui stato di conservazione renda necessario tale provvedimento.
Codice di deontologia e di buona condotta
