Ai sensi della normativa attualmente in vigore (decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42, Codice dei beni culturali e del paesaggio) gli Archivi di Stato esercitano la funzione di vigilanza sugli archivi prodotti e conservati presso gli uffici della Pubblica amministrazione.Tale vigilanza è esercitata attraverso le Commissioni di sorveglianza e scarto, previste per ogni ufficio dell’amministrazione statale in sede periferica. Esse sono composte da membri nominati dall’ufficio interessato, da un rappresentate dell’Archivio di Stato competente e da uno del Ministero dell’Interno. La composizione della Commissione dovrebbe riflettere i diversi interessi e punti di vista nei riguardi dei documenti. In particolare il rappresentante dell’Archivio di Stato dovrebbe manifestare le esigenze della loro conservazione come fonti per la ricerca storica.
La competenza territoriale si identifica con quella dell’ufficio sorvegliato che ordinariamente è quella provinciale. In alcune città, come Firenze, insistono anche uffici statali con competenze territoriali più estese: sovraprovinciali, regionali, o interregionali. La loro documentazione, anche se copre ambiti territoriali più vasti, è destinata a confluire comunque nell’Archivio di Stato della città in cui l’ufficio ha sede.
In provincia di Siena sono attualmente istituite circa trenta Commissioni, all’interno delle quali, per delega del Direttore, è presente un funzionario dell’Archivio di Stato.
Nelle periodiche riunioni, la Commissione ispeziona l’archivio di deposito, discute le questioni inerenti la buona conservazione e l’ordinamento delle carte, propone gli scarti (poi approvati dal Ministero della cultura) e i versamenti all’Archivio di Stato per gli affari esauriti da oltre 40 anni.
Lo scarto si basa su appositi massimari di scarto (elenco delle tipologie delle serie con la previsione dei tempi massimi di conservazione), quando questi siano stati predisposti dalle Amministrazioni competenti. Negli altri casi la Commissione ricorre alla prassi, alla consuetudine e al giudizio dei membri.
Da un punto di vista dei processi di sedimentazione delle fonti documentarie, l’importanza delle Commissioni, ed in esse del ruolo dell’archivista, risiede soprattutto nell’esercitare un controllo sugli archivi nella delicata fase nella quale, tra la produzione originaria, la conservazione temporanea presso l’ufficio o presso uffici diversi, i riordinamenti intenzionali, la confusione accidentale e lo scarto, i fondi archivistici finiscono per assumere la fisionomia che è destinata a caratterizzarli, quando, al termine del cosiddetto processo di “trasmissione archivistica” essi confluiranno nell’Archivio di Stato competente, per essere conservati indefinitamente.
